Editique

Ensemble des moyens humains et matériels, des processus  et des flux permettant la mise en forme, l’impression et l’envoi de documents nativement électronique vers des destinations physiques ou électroniques.

La chaîne éditique se compose en différentes étapes, de la réception de données en provenance des systèmes d’informations, à leur distribution finale en passant par un ensemble d’étape métier permettant la mise en forme de ce flux.


Indexation

L’indexation se définit comme la capacité de reconnaissance et d’extraction d’informations importantes différenciantes du flux d’information (ou spool) dans le but de fournir ces informations à l’ensemble de la chaîne éditique. En pratique mettre en oeuvre une solution d’indexation consiste à capturer ou à saisir des informations contenues dans le document (physiquement ou dans les métadonnées) pour le “qualifier”. Ainsi, en fixant des règles (présence du mot “facture”, d’un numéro de client et d’un montant) on peut affirmer qu’un document sera de tel ou tel type (en l’occurrence “une facture”).

La capacité à définir un type de document et d’extraire des informations représente de nombreux avantages : meilleur routage du document, amélioration de la vitesse de traitement, extraction d’informations (pour permettre des recherches, une classification, un second traitement…), homogénisation de la production documentaire…

Des solutions utilisateurs simples et performantes

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Conversion

Est appelé “conversion”, l’étape de mise en conformité du format du flux en provenance du système d’information en vue d’être reconnu et interprété par une solution logicielle ou une imprimante. De multiples formats de fichiers existent : formats bureautiques Office, LibreOffice, OpenOffice…, le format PDF, des formats métiers, etc. En face les imprimantes ne sont pas en mesure de comprendre et d’interpréter tous ces langages. C’est alors qu’intervient une étape de conversion.

Les formats compris par les imprimantes sont également nombreux et dépendant de la marque du choix du constructeur : AFP, IPDS, PCL, PostScript, PDF, etc. A chaque demande d’impression, et en fonction de l’imprimante en charge de l’impression, une conversion doit être effectuée. C’est alors qu’intervient, dans un cadre professionnel à forte volumétrie et selon le parc d’imprimantes, un moteur de conversion.

Composition (dynamique)

La composition de documents se définit comme la mise en forme des informations brutes (un nom, un montant, un libellé) dans sa forme finale. Véritable outil de valorisation, la composition est essentielle. Elle permet à un document d’adopter l’identité visuelle de l’entreprise et d’être un vecteur de communication. La composition permet également l’ajout de messages personnalisés, variabilisés, en fonction du contenu du document. On parle alors de composition interactive.

Exemple : Une banque souhaite produire les relevés de comptes mensuels de Madame Martin dont son agence de rattachement est Paris 8ème. La composition interactive permettra l’insertion d’un encart comportant les coordonnées de son agence de rattachement, les heures d’ouvertures et l’action commerciale en cours. 

Post-Composition

La post-composition intervient après la composition.Cette étape se définit comme l’ensemble des actions de mise en forme du document en vue de son impression finale. Cela se traduit par la possibilité d’ajouter des codes OMR ou des datamatrix, effectuer une re-pagination…). Ainsi, il est possible de tracer le document dans la chaîne de production et d’envisager les étapes futures de tri, regroupement et lotissement.

Composition

Tri Regroupement Lotissement

La TRL est un véritable levier pour les entreprises d’économies en terme de réduction des coûts et de productivité : insertion de plusieurs documents à destination du même destinataire dans la même enveloppe, préparation industrielle du flux pour remise en Poste…

Distribution des documents

Envoi des documents soit par voie postale (impression, mise sous pli et remise en poste) ou par voie électronique : email, FTP, mise à disposition sur un portail, une GED, coffre fort électronique

Vos documents sont traités rapidement

Enjeux

  • Réduire les coûts

    L’éditique répond à l’enjeu principal de réduire les coûts d’une organisation. Longtemps considéré comme un poste de dépense incompressible, le centre de production est de plus en plus souvent confronté à un enjeu de réduction de ses coûts tout en conservant un même niveau de productivité.

    A l’inverse il devient le centre névralgique où sont effectuées des tâches toujours plus nombreuses qui étaient auparavant réalisées dans les étages :  impression complexes et de petites volumétries (contrats, mailing, documents divers). Que ces traitements soient réalisées en interne ou confié à un tiers, ce choix s’explique notamment par la volonté de supprimer les impressions locales (trop coûteuses) et de massifier les envois postaux pour obtenir des tarifs dégressifs.

    L’éditique est, dans ce contexte, un élément central, au cœur même de l’organisation  permettant de fluidifier des échanges et de délivrer les informations au bon destinataire le plus rapidement possible et au moindre coût.

  • Proposer un travail de qualité professionnel

    Confiez des tâches bureautiques à un centre de production est l’assurance d’un travail de qualité grâce à l’emploi de machine métier dédiées permettant une réalisation industrielle exemplaire du souhait de l’utilisateur. Lieu d’intelligence, le centre éditique s’adapte aux cadences, aux exigences de son entreprise (ou client) dans le but de satisfaire le client final le plus rapidement et efficacement possible tout en respectant les contraintes postales (heure de levée, poids, nombre d’envoi permettant l’obtention de tarifs dégressifs, notion de courrier industriel…).

  • Réunir les différents services

    Métier transversal, l’éditique touche plusieurs services :

    • Le service informatique et technique pour son implémentation et son maintien
    • Le service du centre de production (lorsque la service est géré en interne)
    • Le service financier (envoi de factures)
    • Le service administratif (envoi de courriers)
    • Le service marketing / communication (envoi de mailing)

Découvrez les solutions éditiques

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