DRH, DAF, DSI : Comment améliorer la gestion de ses documents facilement ?

La gestion des documents est au cœur des préoccupations des décideurs. Comment organiser au mieux sa stratégie documentaire pour éviter les tâches répétitives et améliorer son efficacité ?

Les études le prouvent : maîtriser ses canaux d’informations est vital pour une entreprise. Le temps perdu à chercher un document représente près de 40% des heures travaillées ! Cette maîtrise est la clé pour accompagner chaque département d’une société (RH, Administratif et financier, informatique) dans leur transformation numérique.

90% des décideurs jugent devoir travailler encore plus la gestion de leurs processus documentaires

Source Markess International

Il est important de s’appuyer sur des outils fiables, performants et en concordance avec l’évolution rapide du cadre légal (bulletin de paie dématérialisé, CPA…). Cette évolution, à la fois bénéfique mais soumises à de nombreuses contraintes (mise en place technique, évolution rapide du cadre légal, respect de la RGPD…).

Voici quelques tendances clés qui permettent de mieux appréhender cette transformation et améliorer sa stratégie documentaire :

Métier : Automatiser ses processus

L’automatisation des processus est portée par un contexte légal favorable (bulletin de paie numérique, compte personnel d’activité, piste d’audit…). Les décideurs ont des attentes fortes sur la gestion de ses contenus et documents et notamment dans leur intégration dans leur solution métier.

Ainsi 70% des décideurs RH interrogés estiment que cette automatisation est le principal enjeu à relever d’ici 2020.

Sécurité : Protéger ses données

La dimension sécuritaire des documents est essentielle dans une démarche de mise en place de processus de gestion de l’information. Le cadre légal évolue rapidement (eiDAS, RGPD…) et est associé à la démocratisation ainsi qu’ à la montée en puissance des outils numériques en entreprise. Cela conduit à une situation inédite où l’entreprise a le devoir de renforcer son cadre et ses processus documentaires.

77% des répondants jugent que la confidentialité des données impacte fortement les missions RH.

Source Markess International

Technologique : Utiliser de nouvelles technologies (cloud computing, SaaS) et de nouveaux devices (Smartphone, tablette…)

Celles-ci sont entrées dans les habitudes de consommation des ressources informatiques des DRH. 80% des DRH auront recours à des logiciels RH en tant que service (SaaS) d’ici 2020. Le Cloud permet notamment aux directions métiers de gagner en agilité et en autonomie. Accéder à ses données se doit de pouvoir être réalisé n’importe quand et n’importe où : on constate une nécessité de mise à disposition de l’information via des outils de consultation/front office => application mobile, extranet responsive… Pour 42% des utilisateurs métier en 2017, proposer une expérience collaborateur efficace est un défi majeur.

Analytique : Valoriser ses données, grâce à l’adoption d’outils analytiques

79% de prestataires et DRH interrogés pensent que la prise de conscience de la valeur des données est un facteur de développement du marché des solutions RH. Cette dimension analytique a l’objectif in-fine de mieux gérer la performance de ses processus, de valoriser les données présentes dans les documents (indexation et extraction des données), d’améliorer sa stratégie documentaire, et d’avoir un meilleur contrôle (concordance des différents documents dans un processus de vente : devis, bon de commande, facture..).

En conclusion, la transformation digitale n’est pas uniquement le passage de l’éditique papier à l’éditique numérique, elle va bien au-delà. Les solutions  propose une vision métier avec notamment une spécification des fonctionnalités selon les réalités terrains rencontrées par les décideurs.

Une plate-forme de solutions pensées pour les métiers

Dans ce contexte, et pour accompagner nos clients  dans leurs démarches, nous avons développé une suite de solutions permettant notamment la gestion et la mise à disposition de l’information, ainsi que l’archivage électronique probatoire de ses documents. Reposant sur des technologies sécurisées et reconnues par l’Etat, notre objectif est de permettre à un utilisateur de retrouver LA ou LES bonnes informations en quelques clics. Permettant par exemple, de retracer une piste d’audit où d’archiver électroniquement ses documents en un clic. Facile d’utilisation et de prise en main, ces solutions sont pensées dans une optique “utilisateur”. Poursuivez votre lecture en découvrant notre offre Scop Software Suite™ et découvrez comment nous accompagnons plus de 150 clients dans cette transition.

Source : 

  • https://www.silicon.fr/solutions-rh-six-tendances-transformation-numerique-199563.html
  • https://www.informatiquenews.fr/gestion-documentaire-recherche-optimisation-52900

La gestion des documents devient de plus en plus complexe !

Environ 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l’information… Une bonne gestion des documents accélère les projets et permet de réduire les coûts.

Jean-Marc JagouPrésident Xplor France

Maîtrise de l’information

Optimisation du temps pour retrouver le bon document

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